Statuts
REGROUPEMENT DES PROFESSIONNELS DE L’EXPORTATION (REPEX)
1. SIÈGE SOCIAL
Le siège social du Regroupement des professionnels de l’exportation (REPEX) est établi au
REPEX
à l’attention de Marc Leclerc
Welch Bussières
999, boul. De Maisonneuve O #1810
Montréal (Québec) H3A 3L4 CANADA
2. MISSION
Le Regroupement des professionnels de l’exportation rassemble des individus spécialisés en développement international des affaires dans le but de faciliter le réseautage entre experts, faire reconnaître et accroître les compétences de ses membres.
Le REPEX entend réaliser sa mission en accord avec les besoins identifiés par ses membres et est dirigé par ceux-ci.
Le REPEX reconnaît l’importance de collaborer avec les autres acteurs du milieu du développement international des affaires au Canada. Il s’acquitte de sa mission en toute éthique et transparence.
3. CONSTITUTION
Le Regroupement est immatriculé chez l’Inspecteur général des institutions financières du Québec, portant le matricule 3361714986, en date du 28 août 2003. La nature des activités du REPEX est contenue dans l’énoncé de mission constituant le point 2 de ce document. Le REPEX est une personne morale sans but lucratif constituée en vertu de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., c. C-38, partie III).
4. DÉFINITIONS
4.(a) Professionnel de l’exportation: Pour les fins du regroupement, un Professionnel de l’exportation est une personne qui a atteint un haut niveau de connaissances, d’expérience, de formation et de perfectionnement professionnel dans le domaine des affaires internationales. De plus, cet expert détient la compétence, la formation, la facilité de tenir à jour les pratiques de l’industrie en plus d’être digne de confiance et de faire preuve d’éthique.
4.(b) Avis écrit: Quand il est fait mention dans ces règlements de “demande écrite” ou “avis écrit” ou toute autre communication “écrite”, il est accepté que telles communications puissent se faire par courrier, messagerie, télécopie, courriel ou tout autre moyen qui assure le ciblage de la communication.
4.(c) Membre “en règle” signifie un membre qui a payé les cotisations ou contributions dues par lui et qui n’est pas en instance de suspension ou d’expulsion.
5. LES MEMBRES
5.1 CATÉGORIES: Le Regroupement comprend quatre catégories de membres, à savoir, les membres réguliers, les membres accrédités, les membres honoraires et les membres étudiants.
5.2 MEMBRE RÉGULIER: Tout professionnel de l’exportation peut être admis comme membre sur demande en autant qu’il a acquitté son droit d’entrée. Ce statut lui octroie un droit de vote.
5.3 MEMBRE ACCRÉDITÉ: Tout membre régulier ayant satisfait aux exigences de l’accréditation. Ce statut lui octroie le même droit de vote que le membre régulier. Le membre accrédité qui ne satisfait plus aux exigences de l’accréditation redevient membre régulier en autant qu’il rencontre les exigences des présents statuts et règlements.
5.4 MEMBRE HONORAIRE: Le Conseil d’administration, par résolution, pourra désigner toute personne comme membre honoraire du Regroupement. Les membres honoraires n’auront aucune contribution annuelle ou autre à verser. Il sera nommé exclusivement par le Conseil d’administration et aura droit d’assister à une assemblée annuelle ou spéciale des membres, sans y avoir droit de vote. Il sera éligible à siéger comme membre non-votant du Conseil d’administration, mais ne pourra agir à titre d’officiers du Regroupement.
5.5 MEMBRE ÉTUDIANT: Sur présentation d’une carte d’étudiant valide et émise par une institution reconnue de niveau collégial ou universitaire, un étudiant à temps plein dans une discipline reliée à l’international pourra devenir membre sans droit de vote à condition qu’il ait acquitté son droit d’entrée.
5.6 L’OBSERVATEUR: Tout professionnel de l’exportation intéressé par le Regroupement peut participer à une seule réunion du Conseil d’administration à titre d’observateur.
6. DROIT D’ENTRÉE
6.1 MEMBRE RÉGULIER : Pour être reconnu membre, le professionnel de l’exportation doit payer la cotisation annuelle de 250$ dans un délai de trente (30) jours suivant la réception de l’avis d’acceptation de sa candidature. Le certificat de membre ne sera émis que sur réception de la cotisation.
6.2 MEMBRE ACCRÉDITÉ : Pour être reconnu membre accrédité, le professionnel de l’exportation doit payer la somme de 100$ au dépôt de sa demande et des frais annuels de 25$ pour conserver son droit d’accréditation, en autant qu’il demeure membre en règle du REPEX.
6.3 MEMBRE ÉTUDIANT: Le droit d’entrée annuel du membre étudiant est de 25$. Seul l’étudiant à temps plein peut bénéficier de ce statut.
6.4 RENOUVELLEMENT DE LA COTISATION ANNUELLE : La cotisation annuelle devra être versée par les membres à la date d’anniversaire de leur entrée dans le Regroupement.
7. SUSPENSION ET EXPULSION
Le Conseil d’administration pourra, par résolution suspendre pour la période qu’il déterminera ou expulser définitivement, tout membre qui néglige de payer ses contributions à échéance ou qui enfreint, au détriment du Regroupement, quelque autre disposition des règlements et du code d’éthique. La décision du Conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel, et le Conseil est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il jugera appropriée.
8. DÉMISSION
Tout membre pourra démissionner en adressant un avis écrit au Regroupement. La démission d’un membre ne le libère pas du paiement de toutes sommes dues au Regroupement.
9. LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
9.1 ASSEMBLÉE ANNUELLE: L’assemblée annuelle des membres aura lieu à la date que le Conseil d’administration fixera chaque année, mais avant l’expiration des trois mois suivant la fin de la dernière année fiscale du Regroupement. Elle sera tenue au siège social du Regroupement ou à tout autre endroit déterminé par le Conseil d’administration.
9.2 ASSEMBLÉES SPÉCIALES: Les assemblées spéciales des membres seront tenues au siège social du Regroupement ou à tout autre endroit déterminé par le Conseil d’administration. De plus, le Conseil d’administration sera tenu de convoquer une assemblée générale spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins cinq (5) membres votants en règle, et cela dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la réception d’une telle demande écrite qui devra spécifier le but et les objets d’une assemblée spéciale. À défaut par le Conseil d’administration de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci pourra être convoquée par les signataires mêmes de la demande écrite.
9.3 AVIS DE CONVOCATION: Toute assemblée de membres sera convoquée au moyen d’un avis écrit adressé à chacun des membres indiquant la date, l’heure, l’endroit et les buts de l’assemblée, envoyé au moins cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de ladite assemblée. Au cas d’assemblée spéciale, l’avis mentionnera de façon précise les affaires qui y seront transigées.
9.4 QUORUM: Vingt pour cent (20%) des membres votants en règle constituent un quorum suffisant pour toute assemblée des membres. Aucune affaire ne sera transigée à une assemblée à moins que le quorum requis ne soit présent dès l’ouverture de l’assemblée.
9.5 VOTE: À toute assemblée, un membre en règle ou son représentant dûment nommé par procuration écrite, a droit de vote.
Aux assemblées, les résolutions seront proposées et secondées. S’il devait y avoir désaccord ou contestation, les voix se prennent par vote ouvert ou, si tel est le désir d’au moins cinq (5) membres, par scrutin secret. Tout vote ayant pour objet une personne physique sera pris par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres présents qui ont droit de vote tel que décrit. En cas d’égalité de voix, le Président a un second vote ou vote prépondérant. Les membres honoraires et les membres étudiants pourront assister aux assemblées annuelles ou spéciales mais n’ont pas droit de vote. Tout changement aux règlements du Regroupement se fera par vote restreint au sein du Conseil d’administration.
10. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION ET COMITÉ EXÉCUTIF
10.1 FONCTIONS: Le Conseil d’administration
a) administre et dirige les affaires du Regroupement en conformité avec les Statuts et règlements du Regroupement;
b) assure le suivi des décisions (ou résolutions) adoptées en assemblée générale;
c) délègue au Comité exécutif la gestion des affaires courantes entre les réunions du Conseil;
d) crée des Comités, nomme les membres qui y siégeront et les supervise;
e) décide des postes qui seront créés pour la gestion des affaires courantes.
10.2 COMPOSITION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION: Les affaires du Regroupement sont administrées collectivement par un Conseil d’administration composé d’au maximum dix (10) membres votants, soit:
• le président
• le vice-président
• le secrétaire
• le trésorier
• six (6) postes d’administrateurs
10.3 EXÉCUTIF: L’exécutif du Regroupement se compose du président, du vice-président, du secrétaire et du trésorier. L’exécutif voit à la gestion des affaires courantes et des questions urgentes du Regroupement entre les réunions du Conseil d’administration. Il exécute les mandats du Conseil et est redevable devant lui.
10.2 ÉLIGIBILITÉ: Tout membre votant est éligible comme membre du Conseil d’administration à condition qu’il ait été en règle depuis au moins trois (3) mois avant l’assemblée générale.
Seuls les membres du Conseil d’administration sont éligibles à siéger au Comité exécutif.
10.3 DURÉE DES FONCTIONS: Tout membre du Conseil d’administration entrera en fonction à la clôture de l’assemblée générale au cours de laquelle il aura été élu. Il demeurera en fonction pour une période de deux années ou jusqu’à ce que son successeur ait été élu, à moins que dans l’intervalle il n’ait cessé d’être membre en règle.
11. ÉLECTION EN ALTERNANCE
Les membres élus au Conseil d’administration le sont alternativement à raison de cinq (5) administrateurs pour les années paires et cinq (5) administrateurs pour les années impaires.
12. COMITÉ D’ÉLECTION
12.1 RÔLE DU COMITÉ D’ÉLECTION: Ce Comité voit à l’élection des membres du Conseil d’administration et à l’application des procédures et formalités prévues à l’article 13 des présents Statuts et règlements.
12.2 COMPOSITION DU COMITÉ : Le Comité d’élection se compose de 4 membres: un président, un secrétaire et deux scrutateurs choisis parmi les personnes présentes à l’assemblée, lesquels après avoir accepté d’agir en cette qualité, acceptent également de ne pas être mis en nomination.
12.3 Les membres du Comité sont nommés à chaque année par l’assemblée générale annuelle.
12.4 Les membres du Comité d’élection ne sont éligibles à aucun poste du Conseil d’administration à moins de remettre leur démission par écrit au Conseil d’administration avant de poser leur candidature à un tel poste.
12.5 Toute vacance au sein du Comité d’élection en cours de mandat est comblée par le Conseil d’administration.
12.6 Le mandat des membres du Comité d’élection est d’un an.
13. PROCÉDURE DE MISE EN CANDIDATURE
13.1 La mise en candidature doit être faite sur une formule préparée à cette fin. Un exemplaire de la formule de candidature doit être remis à tous les membres votants au moins quatre (4) semaines avant la tenue de l’élection.
13.2 Pour être en règle la formule doit indiquer le nom du candidat, son adresse, la fonction à laquelle il aspire et porter sa signature.
13.3 Les mises en candidatures doivent être déposées au siège social du Regroupement au soin du Comité d’élection au plus tard à 17h00 la veille de la date prévue pour les élections du Conseil d’administration.
13.4 À la fermeture de la période de mise en candidature, le Comité prépare la liste complète des candidats, avec la fonction à laquelle ils aspirent. La liste est signée par le président et le secrétaire du Comité d’élection. Copie de cette liste est remise aux membres de l’assemblée générale, au moins trois heures avant la tenue du scrutin.
14. ABSENCE ET DÉMISSION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
14.1 Un administrateur peut démissionner en tout temps en donnant un avis écrit de démission au président, au secrétaire ou lors d’une assemblée du Conseil d’administration.
14.2 Après deux absences consécutives, le membre absent sera contacté pour connaître ses intentions et informé des procédures prévues aux présents statuts et règlements concernant les absences.
14.3 Dans l’intérêt du REPEX, un administrateur qui s’absente de plus de trois (3) réunions consécutives sera considéré comme ayant démissionné de son poste.
15. DESTITUTION
Tout administrateur peut être destitué en tout temps pour des actes contraires aux buts et objectifs, statuts et règlements, code d’éthique ou priorités d’action du Regroupement, sur résolution adoptée par les deux tiers des administrateurs présents à une assemblée du Conseil d’administration.
16. RÉMUNÉRATION
Les membres du Conseil d’administration et du Comité exécutif ne seront pas rémunérés pour leurs services à tel titre.
17. RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DU COMITÉ EXÉCUTIF
17.1 DATE DES RÉUNIONS: Les membres du Conseil d’administration se réuniront aussi souvent que nécessaire. Le Conseil devra tenir un minimum de six (6) assemblées par année.
17.2 AVIS DE CONVOCATION : Les séances du Conseil d’administration sont convoquées par écrit au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date fixée pour la séance. En cas d’urgence, ce délai pourra n’être que de quarante-huit (48) heures. Si tous les membres du Conseil d’administration sont présents ou y consentent par écrit, une réunion peut avoir lieu sans avis préalable de convocation. La présence d’un membre à une réunion du Conseil d’administration cautionnera le défaut d’avis destiné à ce membre.
17.3 CONVOCATION: Les réunions du Conseil d’administration et du Comité exécutif sont convoquées par le président du Conseil, ou soit sur demande écrite de la majorité des membres du Conseil d’administration ou du Comité exécutif. Elles seront tenues à l’endroit déterminé par le Conseil d’administration.
17.4 QUORUM ET VOTE: Une majorité des membres en exercice du Conseil d’administration devra être présente à chaque réunion pour constituer le quorum requis pour la réunion. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque membre du Conseil, y compris le Président, ayant droit à un seul vote. Les membres honoraires n’ont pas droit de vote. En cas d’égalité de voix, le Président aura le vote prépondérant.
17.5 ABSTENTION DE VOTE : Lors de la présentation d’une résolution du Conseil impliquant directement ou indirectement les intérêts d’une membre du Conseil d’Administration, ce dernier devra s’abstenir de voter.
18. LES OFFICIERS
18.1 DÉSIGNATION: Les officiers du Regroupement, membres du Comité exécutif, seront le Président, le Vice-Président, le Secrétaire et le Trésorier élus.
18.2 ÉLECTION DU COMITÉ EXÉCUTIF: Les officiers, membres du Comité exécutif, sont élus par les membres du Conseil d’administration pour une période de deux ans non-renouvelable à ce poste. Afin d’assurer l’alternance et la continuité, le principe de rotation sera le suivant: le mandat du président et du trésorier prend fin aux années paires et celui du vice-président et du secrétaire aux années impaires. Ainsi, deux (2) postes d’administrateurs seront mis aux voix les années paires et deux (2) aux années impaires. Le président sortant deviendra président ex-officio sans droit de vote au Comité exécutif pour une durée d’un an seulement à moins qu’il ne soit élu à un autre poste dudit Comité exécutif.
18.3 DÉLÉGATION DE POUVOIRS: Au cas d’absence ou d’incapacité d’un officier du Regroupement ou pour toute autre raison jugée suffisante par le Comité exécutif, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre membre du Comité exécutif.
18.4 PRÉSIDENT: Le Président est l’officier en chef du Regroupement. Il préside toutes les réunions du Comité exécutif et du Conseil d’administration, ainsi que les assemblées des membres. Il voit à l’exécution des décisions du Comité exécutif et du Conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature, et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le Comité exécutif.
18.5 VICE-PRÉSIDENT: En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du Président, le Vice-président le remplace et exerce tous les pouvoirs et les fonctions.
18.6 SECRÉTAIRE: Le secrétaire agit en tant que secrétaire lors des assemblées des membres et aux réunions du Conseil d’administration. Il émet les avis de convocation conformément aux règlements et aux instructions du Conseil d’administration. Il a la charge de la constitution et des statuts et règlements, des registres des procès-verbaux et autres registres requis par la loi. Il signe, avec le président ou tout autre officier du Comité exécutif, les documents qui requièrent sa signature. Il exerce toute autre fonction que lui assigne le Conseil d’administration ou le Comité exécutif.
18.7 TRÉSORIER: Le Trésorier a la charge et la garde des fonds du Regroupement et des livres comptables. Il tient un relevé précis des biens, des dettes, des recettes et déboursés du Regroupement, dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le Comité exécutif, les deniers du Regroupement. Il signe tous les effets de commerce et autres documents qui requièrent sa signature. Il signe tout chèque de la manière décrétée par les administrateurs. Il a accès, en tout temps, personnellement ou par délégué, à tous les livres, documents et instruments nécessaires à l’accomplissement de ses devoirs, doit voir à ce qu’ils soient tenus à jour et il doit, en temps raisonnable, les produire à la demande de tout membre. Il exerce toute autre fonction que peut lui assigner le Conseil d’administration ou le Comité exécutif.
18.8 POSTE VACANT: Si un poste d’officier du Regroupement devient vacant, par la suite du décès, de la démission ou de toute autre cause, le Comité exécutif, par résolution, pourra élire ou nommer une autre personne qualifiée issue du Conseil d’administration pour remplir ce poste et cet officier restera en fonction pour la durée non écoulée du terme de l’officier remplacé.
19. DISPOSITIONS FINANCIÈRES
19.1 ANNÉE FINANCIÈRE: L’exercice financier du Regroupement se terminera le 31 décembre de chaque année.
19.2 EFFETS BANCAIRES: Tous les chèques, billets et autres effets bancaires du Regroupement seront signés par les membres du Comité exécutif, minimum de deux (2) signatures parmi quatre (4) personnes autorisées.
19.3 CONTRATS: Les contrats et autres documents requérant la signature du Regroupement seront au préalable approuvés par le Comité exécutif, et seront signés par les membres du Comité exécutif, minimum de deux (2) signatures parmi quatre (4) personnes autorisées.
19.4 LIVRES ET COMPTABILITÉ: Le Comité exécutif fera tenir par le Trésorier du Regroupement ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par le Regroupement, toutes ses dettes ou obligations, tous les biens qu’il détient, de même que toutes autres transactions financières. Ces livres seront gardés au siège social et seront ouverts en tout temps à l’examen du Comité exécutif.
20. AUTRES DISPOSITIONS
20.1 CODE D’ÉTHIQUE: Tout membre s’engage à répondre et à se conformer aux critères du code d’éthique du Regroupement.
20.2 CHANGEMENTS ET/OU RÉVISION DES STATUTS ET RÈGLEMENTS : Les statuts et règlements seront révisés annuellement par le Conseil d’administration et soumis pour approbation à l’assemblée annuelle.
21. COMITÉS
21.1 TYPE DE COMITÉS: Le nombre de comité “ad hoc” et leur composition sera déterminé par le Conseil d’administration. Toutefois, certains comités existeront en permanence:
• Comité exécutif
• Comité d’accréditation, gouvernance et éthique (AGE)
• Comité de membrariat
• Comité de promotion
• Comité des relations avec les chambres de commerce bilatérales
• Comité de contacts auprès des organismes de développement économique (CODE)
• Comité de la communauté de pratique
• Comité de formation